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Alles grün! Nordwest erhält für seine IT-Dienstleistung ein Wirtschaftsprüfer-Zertifikat

April 2019

Alles grün! Die digitale Archivierung bei Nordwest wurde von unabhängigen Wirtschaftsprüfern genauestens unter die Lupe genommen und wirksame Kontrollen bescheinigt! „Das freut uns und zeigt unseren Handelspartnern, dass unsere Digitalisierungsmaßnahmen zukunftsfähig und nachhaltig organisiert sind“, so Martin Reinke, Nordwest-Hauptbereichsleiter IT & E-Business.

Nordwest hat sich erfolgreich von den unabhängigen Wirtschaftsprüfern von Baker Tilly nach Prüfungsstandard PS 951 (Typ 2) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. prüfen lassen. Damit ist nachgewiesen: Die Dokumentenverarbeitung bei Nordwest unterliegt wirksamen Kontrollen zur Sicherstellung von Qualität und Sicherheit.

Dieser Prüfungsstandard wird angewendet, wenn Dienstleister ihren Kunden (und deren Prüfern) wirksame Kontrollen zur Dienstleistung belegen müssen. Und das muss Nordwest, da es seinen Händlern ein Archivsystem für Rechnungen und Gutschriften in den Bereichen Zentralregulierung, Strecken- und Lagergeschäft als Dienstleistung zur Verfügung stellt. „Neben der papierlosen Rechnungsabwicklung seit dem letzten Jahr, stellen wir unseren Handelspartnern kostenfrei ein revisionssicheres Archivsystem zur Verfügung,  sollte  kein eigenes System im Haus vorhanden sein“, erläutert Reinke. Martin Uebelmann, Partner für IT- & Controls-Assurance bei Baker Tilly, ergänzt: „Unternehmensprozesse müssen die so genannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen. Das gilt nicht nur bei den Abläufen im eigenen Haus, sondern auch bei Auslagerung. Hier haben wir geprüft, wie Nordwest die Einhaltung der Anforderung für die Dienstleistung mit Kontrollen sicherstellt.“

Um die GoBD zu erfüllen, wurden bei Nordwest verschiedene interne Verfahren aufgesetzt. Aktuell umfasst das interne Kontrollverfahren rund 50 Aspekte, bei denen unter anderem die Systemsicherheit oder die Sicherungsverfahren kontrolliert werden. „Die Wirtschaftsprüfer haben wir beauftragt, um unsere Verfahren extern begutachten zu lassen und zu gewährleisten, dass wir gemäß den Regularien gearbeitet haben.  Das Ziel haben wir erreicht und im März  das Zertifikat erhalten“,  informiert  Reinke. Für die Handelspartner ein echter Vorteil: Sie können sich ganz auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren, während sich Nordwest um die passgenaue Archivierung der über Nordwest erhaltenen Rechnungen kümmert.